Как управлять командой и своим временем? Google Календарь!

Я ОБОЖАЮ Google Календарь. В этой статье объясню, почему и ты должен.

Google Календарь идеально работает в двух сценариях: 

• Планирование своего рабочего дня
• Управление командой 

КАК ВСЁ УСПЕВАТЬ?

Честно? Хрен его знает. Я не успеваю всё. Даже половину не успеваю. Но это по тупой причине, что я слишком много всего хочу успеть. 

Но Google Календарь (давай я дальше буду писать просто Календарь) помогает успевать вторую половину дел, а мог прокрастинировать намного больше. 

Как это работает? 

ВОТ ТАК =>

После визуализации моего Календаря объяснять станет проще. Тот факт, что я планировал выпустить статью 23 апреля, а пишу эти строчки 6 мая никак не должен смущать. Такое бывает. 

Принципы ведения дел в Календаре: 

• Всё что планируешь делать заноси в календарь (обязательно)
• Делай всё, что поставил в календарь (опционально, но желательно) 
• Рассказывай всем, насколько ты стал продуктивнее с календарём (иначе зачем это всё?)

Дисклеймер: Google Календарь нужен не всем. Если за день у тебя 2 задачи, одна из которых посмотреть youtube, с большой вероятностью на календарь ты забьёшь уже завтра.

Ключевая особенность Календаря от блокнота или простого to-do листа в том, что на любую задачу я сразу закладываю время. Сделать статью? Окей, на это уйдёт 3 часа. Провести прямой эфир? Хорошо, час на эфир и 15 минут на то, чтобы выгрузить запись на Patreon. 

Благодаря этому я быстро понимаю, что день не резиновый и не пытаюсь запланировать на день создание стратегии, 5 консультаций, 2 эфира и ещё 3 раза покушать. Физически не влезет. 

После первой недели в Календаре и сорванных сроков планирование времени из оптимистического переходит в реальное, с учётом прокрастинации в Telegram-чатах и ответах на Direct. 

Фактически Календарь для своего тайм-менеджмента я использую как планировщик времени, задач и напоминаний о следующем проекте. Там я бронирую время на консультации, обед и даже на поход к зубному (я серьёзно). 

КАК УПРАВЛЯТЬ КОМАНДОЙ?

Google Календари начинают быть действительно полезными, если ты управляешь с их помощью другими людьми. Этот способ я впервые увидел в digital-агентстве getbob, после чего успешно пересадил на него почти весь SETTERS. 

Это абсолютно рабочая методика, которая справляется всегда и везде. 

С этой проблемой сталкивается любой коллектив в котором есть несколько постановщиков и исполнителей задач. 

Сравним 2 ситуации:

В ситуации 1 менеджер чётко знает, что делает каждый из его исполнителей, он понимает их загрузку и может перераспределять задачи по их важности и срочности. 

В ситуации 2 тот же менеджер уже не знает ничего. В каждого из его исполнителей задачи ставят ещё пара менеджеров и понять, какая загрузка у дизайнера, и какие проекты самые важные в данный момент можно только потратив минут 20 на общение со всеми участниками процесса. 

Возникает хаос и срывы сроков. 

Победить беспорядок нам поможет совместный переход в Календари и планирование чужого времени. Менеджер проекта выступает не только управленцем, но и планирует чужое время. Точнее может это делать. 

Всё работает просто. Весь коллектив обменивается своими календарями. Сделать это просто, достаточно разрешить доступ в свой календарь по ссылке либо разрешить доступ в календарь по email. 

После этого шага вы получаете возможность не только видеть планирование и загрузку других специалистов, но и планировать время за них. 

Работа системы предполагает:

• Невозможность постановки задачи на уже занятое время
• Постановку задачи с подробным описанием и/или ссылкой на задачу в системе управления проектами 
• Необходимость договариваться между постановщиками о переносе задач
• Долгосрочное планирование задач менеджером проекта (создание повторяющихся задач, бронирование времени дизайнера за 1-2 недели до срока выполнения)
• Создание «свободных окон» специалистами для приёма срочных задач, а не планирование времени с 10 до 19 без перерывов
• Менеджер и исполнитель адекватно планируют своё и чужое время и работают по графику
• Все встречи и статусы планируются и бронируются только в Google Календаре 
• Любое незанятое время в календаре считается свободным по умолчанию 

В такой системе каждый менеджер знает не только список задач исполнителя, но и время заложенное на них. 

В такой системе исполнитель не попадает в ситуации, когда ему пытаются впихнуть невпихуемое. Календарь чётко показывает возможность для дополнительных задач и наличие свободного времени. Менеджерам приходится договариваться между собой. 

Такая система дисциплинирует всех: исполнителей, менеджеров, клиентов. Срочные задачи превращаются из «ну как-нибудь сделаем» в «можем поставить в план на следующую неделю». 

Такая система должна снижать переработки, ведь у тебя есть чёткое разделение на рабочее и нерабочее время. 

Такая система приучает думать менеджера наперёд и планировать не только своё время, но и всех вокруг. 

Пожив с командными календарями хотя бы месяц ты не понимаешь, как можно жить иначе.